Offerte of overeenkomst?

Ik maak het regelmatig mee: ondernemers die hun algemene voorwaarden keurig in orde hebben, maar me glazig aankijken als ik vraag naar de overeenkomst met hun klant of opdrachtgever: het belangrijkste document in de onderneming. Wat is vaak de praktijk? Er wordt een offerte uitgebracht en – in het gunstigste geval - samen met de algemene voorwaarden ter ondertekening aan de klant of opdrachtgever verstuurd. Op het moment van ondertekening van de offerte komt er een overeenkomst tot stand, met alle juridische gevolgen van dien.

Een offerte is echter meestal niet geschikt om als overeenkomst door het leven te gaan. De offerte is gericht op de verkoop van je dienst of product en is meestal geen afgewogen juridisch document waarin alle afspraken zijn opgenomen. Na ondertekening nog eenzijdig bepalingen toevoegen of iets wijzigen is niet rechtsgeldig. Een belangrijk kenmerk van een overeenkomst is dat er overeenstemming is over de afspraken. Dat wil zeggen dat – indien er iets moet worden gewijzigd, de wederpartij daarmee expliciet (en aantoonbaar) moet instemmen.

Als zaken niet duidelijk en kenbaar zijn geregeld wordt het risico op een juridisch conflict met je klant behoorlijk groot. Beter is het om de offerte in de vorm van een (concept) overeenkomst of opdrachtbevestiging aan te bieden met bijvoorbeeld een bijlage waarin de opdracht of het product nauwkeurig wordt omschreven. De overeenkomst of opdrachtbevestiging biedt ook meer ruimte om op te nemen wat de verplichtingen zijn van de opdrachtgever, dat blijft in een offerte veelal achterwege. Ook wat er niet binnen de opdracht of het product valt kan hierin worden vermeld.

Een andere mogelijkheid is de offerte – nadat er eventuele aanpassingen of wijzigingen in zijn verwerkt - als bijlage aan de uiteindelijke overeenkomst te hechten. Dat na de offerte nog een overeenkomst volgt moet dan wel duidelijk worden vermeld, want zoals gezegd, een getekende offerte is al een overeenkomst. Twijfel je wat in jouw onderneming het beste past? Vraag advies, want de overeenkomst is de rechtsgrond voor je factuur.